La contabilidad de los gastos del automóvil generalmente requiere el uso de 3 cuentas en su diario de compras :
- una cuenta de cargo , en el débito
- una cuenta de IVA , en el débito
- y una cuenta de terceros , a crédito.
La cuenta de gastos que utilice para contabilizar los gastos de su automóvil dependerá de la naturaleza de su gasto. Echemos un vistazo a los diferentes gastos de automóvil que podría tener en cuenta.
¿Cómo contabilizo los costos de alquiler de automóviles?
La contabilidad del costo de alquilar un vehículo dependerá del tipo de alquiler.
De hecho, la cuenta de cargo utilizada no será la misma dependiendo de si es:
- alquiler a corto plazo;
- un alquiler con opcion a compra.
¿Cómo contabilizar los costes de alquiler de coches a corto plazo?
La contabilización de un alquiler de coche a corto plazo utiliza la cuenta 6135: “Alquileres de muebles”.
Si el vehículo es un vehículo comercial y si su empresa puede deducir el IVA, contabilizará, en la cuenta 6135, el monto sin impuestos. En este caso, también contabilizará el importe del IVA recuperable en la cuenta 44566 “IVA sobre otros bienes y servicios”.
Ejemplo de entrada de alquiler de coche sin IVA deducible:
Con fecha de
Cuenta
Fraseología
Débito
Crédito
XX / XX / XX
613500
Alquiler de coche (valor con IVA incluido)
120,00
XX / XX / XX
401001
Proveedor
120,00
Ejemplo de entrada de alquiler de coche con IVA deducible:
Con fecha de
Cuenta
Fraseología
Débito
Crédito
XX / XX / XX
613500
Alquiler de coche (valor sin IVA)
100,00
XX / XX / XX
445660
IVA sobre otros bienes y servicios
20.00
XX / XX / XX
401001
Proveedor
120,00
¿Cómo contabilizar los alquileres de un vehículo con opción a compra (LOA)?
El reconocimiento de un Alquiler con Opción de Compra (leasing) sigue el mismo principio que el alquiler a corto plazo durante la fase de alquiler. La única diferencia radica en el uso de la cuenta 6122: “Arrendamiento de muebles”.
Por otro lado, al finalizar tu contrato de arrendamiento, tendrás la posibilidad de comprar el vehículo alquilado.
El ejercicio de esta opción de compra le permitirá contabilizar este vehículo en el patrimonio de su empresa por el monto de esta opción. En este caso, la contabilización de esta opción de compra requiere el uso de la cuenta 2182 “Equipo de transporte”.
Ejemplo de contabilización de una opción de compra (con IVA deducible):
Con fecha de
Cuenta
Fraseología
Débito
Crédito
XX / XX / XX
218200
Equipo de transporte (valor sin IVA)
2000,00
XX / XX / XX
445660
IVA sobre activos fijos
400,00
XX / XX / XX
401001
Proveedor
2400,00
¿Cómo contabilizo las tarifas de registro de vehículos?
El registro de las tasas de registro requiere el débito de la cuenta 6354 “Registro y timbre”.
A cambio, acreditará la cuenta 447: «Otros impuestos, derechos y pagos similares».
Ejemplo de matriculación de un documento de matriculación de vehículo:
Con fecha de
Cuenta
Fraseología
Débito
Crédito
XX / XX / XX
635400
Registro y derecho de timbre
276,00
XX / XX / XX
447000
Otros impuestos, derechos y pagos similares
276,00
¿Cómo contabilizar los costos de combustible?
Para registrar los costos de gasolina, debitará la cuenta 60611 “Suministros no almacenables”.
En ocasiones, es posible que pueda recuperar el IVA deducible sobre el combustible debitando la cuenta 44566 «IVA sobre otros bienes y servicios».
Para poder deducir este IVA, se deben combinar las siguientes condiciones:
- su negocio debe estar sujeto al IVA;
- el combustible debe abrirse se debe a esta recuperación del IVA.
¿Cómo contar las marcas publicitarias?
Para registrar el marcado publicitario de un vehículo o cualquier otra publicidad, debitará la cuenta 623 “Publicidad, publicaciones, relaciones públicas”.
¿Cómo contabilizar la penalización o el bono ecológico?
La sanción ecológica se carga en la cuenta 6354 “Derechos de registro y timbre”.
Este impuesto se paga al mismo tiempo que las tasas de registro. Es posible, a modo de simplificación, incorporarlos al precio de compra del vehículo y amortizarlos con este último.
El bono ecológico se dirige a los vehículos eléctricos. El mecánico puede deducir su importe en la factura de compra. De lo contrario, esta cantidad recibida (o por cobrar) constituye un producto excepcional. Este ingreso excepcional debe ingresarse en el abono de la cuenta 777 “Participación de las subvenciones a la inversión transferidas a la cuenta de resultados”.
¿Cómo contabilizar los costos de reparación?
Los gastos de mantenimiento o reparación de un vehículo se registran como débito en la cuenta 6155 “Mantenimiento y reparaciones de bienes muebles” .
¿Cómo contabilizar las tarifas de estacionamiento o los peajes?
Ya sea que se trate de tarifas de estacionamiento y peajes, debitará la cuenta 6251 «Viajes y viajes» .
¿Cómo contabilizar el impuesto a los vehículos de empresa?
Para el impuesto sobre vehículos de la empresa(también conocida por las siglas TVS), se carga la cuenta 63514 «Impuesto sobre vehículos de la empresa» .
Tenga en cuenta que, incluso si debita una cuenta de cargo, este impuesto no será deducible de sus resultados. Será necesario reintegrarlo, fiscalmente, en tus resultados.
¿Cómo contar los minutos y otras multas?
La mayoría de las multas y otras multas se debitarán de la cuenta 6712 “Sanciones, multas fiscales y penales” .
Al igual que con el TVS, estas multas no serán deducibles de sus resultados.
¿Cómo contar las asignaciones de millas fijas?
Si prefieres simplificar tu contabilidad, puedes optar completamente por la deducción y reembolso de tus gastos de viaje a través de una asignación: la Asignación Kilométrica Fija (IFK).
En este caso, simplemente pasará el monto total de esta compensación al débito de la cuenta 6251 “Viajes y viajes” .
Evidentemente, tendrás que guardar, en el apéndice de tus cuentas, el detalle de tu kilometraje para justificar el aspecto profesional del mismo.
